كل شركة تحتفظ بأسماء أو أرقام هواتف أو عناوين أو بيانات دفع تتعامل مع بيانات شخصية. وتختلف القواعد المنطبقة بحسب مكان النشاط وهوية العملاء والغرض من استخدام البيانات، لكن عادات عملية قليلة تفيد في كل الحالات تقريبًا.
اعرف ما لديك
أعدّ قائمة بأنواع البيانات الشخصية التي تجمعها الشركة، وأين يُحفظ كل نوع، ومن يملك الوصول إليه. وكثير من الشركات تكتشف جداول منسية ونسخًا قديمة ومجلدات مشتركة حين تفعل ذلك لأول مرة.
اجمع ما تستخدمه فقط
اطلب البيانات اللازمة لتقديم الخدمة ولا تزد عليها. فما لم تجمعه لا يمكن أن يضيع أو يتسرب أو يُساء استخدامه، ولا يحتاج إلى حماية أو إلى شرح.
حدّ من يستطيع الاطلاع عليها
امنح كل شخص ما تتطلبه وظيفته من صلاحيات. واستخدم حسابات فردية بدل كلمات المرور المشتركة، واسحب الصلاحيات سريعًا حين يتغير دور الموظف أو يغادر.
أخبر الناس بما تفعله ببياناتهم
إشعار قصير وواضح يبيّن ما يُجمع ولماذا ومع من يُشارَك أفضل من وثيقة طويلة لا يقرؤها أحد. وتأكد أنه يطابق ما تفعله الشركة فعلًا.
راجع الموردين الذين يتعاملون معها
مزودو الدفع وأدوات التسويق والخدمات السحابية كثيرًا ما تحتفظ ببيانات عملائك نيابة عنك. اعرف أيها تستخدم، وراجع ما تقوله اتفاقاتك معهم عن الأمان وعن مصير البيانات إذا انتهت العلاقة.
قرّر مسبقًا ماذا ستفعل إذا حدث خلل
اتفق على من يُبلَّغ أولًا، ومن يتولى التحقيق، ومن يتحدث إلى العملاء وإلى الجهات المختصة حيث يلزم. والوقت مهم في الساعات الأولى، وخطة أُعدّت في هدوء تعمل أفضل من خطة ترتجل.
تختلف المتطلبات من بلد إلى بلد ومن قطاع إلى آخر، فتحقق مما ينطبق على نشاطك قبل الاعتماد على أي دليل عام، بما في ذلك هذا الدليل.
هذا المقال معلومات عامة فقط، وليس استشارة قانونية، والإجابة الصحيحة تختلف باختلاف وقائع كل حالة.
